PTA als Bot:in: Musst du ein Fahrtenbuch führen?
Nicht immer kann der Botendienst durch nicht-pharmazeutisches Personal erledigt werden. Bist du als PTA gefragt und übernimmst die Tour mit dem Apothekenauto, stellt sich die Frage nach dem Fahrtenbuch – musst du als PTA ein Fahrtenbuch führen, wenn du als Bot:in unterwegs bist?
In einigen Fällen muss der Botendienst von pharmazeutischem Personal durchgeführt werden und PTA können als Apothekenbot:in eingesetzt werden. Die Zustellung muss durch pharmazeutisches Personal (Apotheker:innen, PTA, Pharmazieingenieur:innen) der Apotheke erfolgen, wenn vor der Auslieferung
- bei Arzneimitteln, die der Verschreibungspflicht unterliegen, das Rezept nicht in der Apotheke vorgelegen hat oder
- keine Beratung zu den Arzneimitteln stattgefunden hat.
Stellen Arbeitgebende ein Botenauto zur Verfügung, das du für die Auslieferung nutzt, und hat dein/e Chef:in kein Nutzungsverbot ausgestellt, kommt das Fahrtenbuch ins Spiel – oder die Ein-Prozent-Methode. Die Treuhand Hannover klärt auf, wann Botendienst-PTA ein Fahrtenbuch führen müssen.
Apothekenauto und Fahrtenbuch
Der Hintergrund: Stellen Arbeitgebende ein Fahrzeug zur Verfügung, das Angestellte auch privat nutzen dürfen, könnte sich daraus ein Vorteil ergeben, der zu versteuern ist. Die Rede ist vom geldwerten Vorteil, der entweder durch die Ein-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch abgewickelt werden kann.
Es gibt jedoch eine Ausnahme, und zwar für Autos, die ausschließlich zur Beförderung von bestimmten Gütern bestimmt sind. Dazu gehören beispielsweise Fahrzeuge mit speziellem Innenausbau wie Montagewagen oder auch Kastenwagen, die speziell zum Transport von Arzneimitteln umgebaut wurden – Stichwort: Kühlkette. Für diese Fahrzeuge wird eine Privatnutzung durch Arbeitnehmende von vorneherein ausgeschlossen.
Weil aber Botenfahrzeuge der Apotheke reguläre PKW sind und daher auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen könnten, sind einige Dinge zu beachten. Und das unabhängig davon, ob Angestellte das Botenauto überhaupt für private Fahrten nutzen.
Was kann das Fahrtenbuch? Das Führen eines Fahrtenbuches verhindert, dass Arbeitgebende/Arbeitnehmende pauschal angenommene Privatfahrten mit dem Botenauto versteuern müssen. Wird der Nachweis nicht erbracht, muss die Ein-Prozent-Regelung Anwendung finden.
PTA als Bot:in: Kein Fahrtenbuch bei privatem Nutzungsverbot?
Wird das Apothekenbotenauto von mehreren Kolleg:innen genutzt, wird von einem sogenannten Poolfahrzeug gesprochen, wie die Treuhand Hannover informiert. Für dieses Fahrzeug können Arbeitgebende ein privates Nutzungsverbot aussprechen. Dieses ist schriftlich für alle Mitarbeitenden zu dokumentieren und das Verbot nachweislich umzusetzen. Beispielsweise, wenn der Fahrzeugschlüssel am Ende der Schicht in der Apotheke verbleibt.
Achtung: „Die Gestattung der Nutzung des Fahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Apotheke führt grundsätzlich zur Besteuerung eines geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer“, stellt die Treuhand Hannover klar.
Wurde kein Nutzungsverbot ausgesprochen und dokumentiert, nehmen die Finanzbehörden eine private Nutzung an – diese Annahme können PTA als Bot:in mit dem Fahrtenbuch widerlegen.
Was muss wie dokumentiert werden?
Fungieren PTA als Bot:in, können sie das Fahrtenbuch handschriftlich oder digital führen. Für die Fahrten, die PTA im Rahmen des Botendienstes erledigen, müssen Name des/der Fahrer:in, Datum, Uhrzeit, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Botenfahrt sowie Reisezweck, Reiseziel und die besuchten Kund:innen dokumentiert werden. „Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich“, so die Treuhand Hannover.
Merke: Werden regelmäßig dieselben Kund:innen aufgesucht, die in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt werden, unter der sie auch im Nachhinein identifiziert werden können, genügt es, diese Nummer anzugeben. Vorausgesetzt, das Kundenverzeichnis liegt dem Fahrtenbuch bei.
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