Personalakte: Unverzichtbar – auch für PTA?
Jede/r von uns hat eine, doch die wenigsten haben sie wahrscheinlich schon einmal zu Gesicht bekommen. Die Rede ist von der Personalakte. Sie gehört auch für PTA und andere Kolleg:innen in der Apotheke meist dazu. Doch was genau steht eigentlich drin und muss die Akte geheim bleiben?
Die Personalakte enthält – kurz gesagt – alles, was rund um dich und deine Tätigkeit in der Apotheke wichtig ist. „Das Bundesarbeitsgericht definiert die Personalakte als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit ihrem Dienstverhältnis stehen“, heißt es von der Apothekengewerkschaft Adexa. So weit, so gut. Aber was bedeutet das genau und wo liegen die Grenzen?
Zu den Inhalten der Personalakte gehören meist:
- Bewerbungsunterlagen, beispielsweise Lebenslauf und Zeugnisse
- Arbeitsvertrag
- ausgefüllter Personalbogen mit Informationen zu Steuernummer, Krankenversicherung und Co.
- Nachweise über Fortbildungen und Zusatzqualifikationen
- Zwischenzeugnisse
- Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge
- Abwesenheitszeiten
- ggf. Dokumentation über berufliche Vorfälle, Abmahnung(en) und Co.
Ob die Personalakte digital oder analog geführt wird, bleibt dem/der Chef:in überlassen. Dasselbe gilt im Wesentlichen für die Inhalte. Persönliche Informationen über deine Freizeit beziehungsweise dein Privatleben sind hingegen ebenso tabu wie Hinweise über deinen Gesundheitszustand, sofern dieser keine Auswirkungen auf den Beruf hat.
Personalakte: Transparenz ist das A und O
„Jeder Arbeitnehmer darf in die über ihn geführten Personalakten nach § 83 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Einsicht nehmen“, heißt es von der Landesapothekerkammer Hessen. Das gilt jedoch nur während der Arbeitszeit in der Apotheke. Einen Anspruch darauf, die Akte mit nach Hause zu nehmen, gibt es laut Adexa nicht. Außerdem darf die Apothekenleitung dich während der Einsicht beaufsichtigen. Neben dem reinen Lesen sind auch Notizen, Fotos oder Kopien der Akte erlaubt. Mehr noch: Entspricht darin etwas nicht der Auffassung des/der Arbeitnehmenden, kann diese/r eine Gegendarstellung oder weiterführende Erklärung verfassen, die dann gemäß BetrVG ebenfalls in die Akte aufgenommen werden muss.
Geht es um den Umgang mit einer Abmahnung, müssen Arbeitgebende diese auf Wunsch des/der Beschäftigten aus der Personalakte entfernen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder es sich um eine unberechtigte/unverhältnismäßige oder fehlerhafte Verwarnung handelt.
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