Kassenbon vernichten: Schredder, Datentonne oder Lagerfeuer?
Über Sinn und Unsinn der Bon-Pflicht wurde viel diskutiert und dennoch müssen auch Apotheken seit dem 1. Januar 2020 ihren Kunden einen Kassenbon in Papierform oder als elektronische Variante zur Verfügung stellen. Doof nur, wenn der Kunde den Bon nicht will; schließlich ist ja alles auf der Kundenkarte gespeichert. Zwar herrscht für die Apotheke eine Belegausgabepflicht, mitnehmen muss der Kunde den Zettel allerdings nicht. In dem Fall hat die Apotheke das Nachsehen. Es besteht ein datenschutzrechtliches Problem und die verschmähten Kassenbons müssen entsprechend vernichtet werden.
Die Bon-Pflicht ist nicht nur umweltschädlich, sondern für die Apotheke auch teuer und zeitaufwendig. Es werden nicht nur mehr Bonrollen, Druckerbänder und -patronen verbraucht, sondern Apotheken müssen auch eine datenschutzkonforme Vernichtung gewährleisten. Denn die ungewollten Kassenbons müssen vernichtet werden. Einfach so in den Müll dürfen peronalisierte Bons nicht, sie müssen geschreddert oder über auf Dokumentenvernichtung spezialisierte Firmen entsorgt werden. Beides ist mit Kosten verbunden.
Aber von vorn: Mit der Bon-Pflicht soll manipulierten Kassensystemen der Kampf angesagt werden. Ziel ist es, die Steuervermeidung beziehungsweise -hinterziehung im Einzelhandel einzudämmen. In der Apotheke sind die Bons zum Teil personalisiert. Aufgedruckt sind personenbezogene Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum und auch die Medikation) im Sinne von Art. 9 DS-GVO. Demnach müssen die Kassenbelege datenschutzkonform vernichtet werden. Verzichtet der Kunde auf den Kassenbon in Papierform, ist darauf zu achten, dass der Inhalt Dritten nicht zugänglich ist. Schreddern ist eine Möglichkeit, die auch den berufs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. Das kostet allerdings Zeit – ist das Schreddern im laufenden Betrieb nicht möglich, muss vor oder nach Dienstbeginn vernichtet werden.
Kassenbon vernichten: Schredder und Datentonne
Nicht jeder Aktenvernichter ist zur Entsorgung von Kassenbons geeignet. Die Schredder zur Vernichtung sensibler personenbezogener Daten müssen gemäß DIN-Norm 66399 mindestens Schutzklasse 3, Sicherheits-/Zerkleinerungsstufe 4 entsprechen. Wird bei der datenschutzkonformen Entsorgung auf Datentonnen gesetzt, muss darauf geachtet werden, dass der Apotheke ein Entsorgungsbeleg ausgehändigt wird, der die korrekte Vernichtung bestätigt. „Gleichzeitig handelt es sich regelmäßig um eine Auftragsverarbeitung, die über eine entsprechende Vereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO zu regeln ist“, so die Apothekerkammer Berlin.
Was ist, wenn der Kunde den Bon verliert?
Nimmt der Kunde den Bon mit und verliert ihn noch in der Apotheke, verbleiben auch die sensiblen Daten im Hoheitsbereich der Apotheke als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle, so die Apothekerkammer Berlin. Demnach muss der Kassenbon von der Apotheke vernichtet werden und zwar datenschutzkonform. Hat der Kunde die Apotheke verlassen, obliegt ihm die datenschutzrechtliche Verantwortung.
Keine personalisierten Bons als Lösung des Problems?
Keine sensiblen Daten, kein Problem? „Werden Bons nicht personalisiert, finden die Datenschutzbestimmungen keine Anwendung“, so die Apothekerkammer Berlin. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen würden sich aus der Kombination von personenbezogenen Daten des Kunden und der Medikation ergeben.
Tipp der Kammer: Wer auf nicht-personalisierte Bons umstellt, sollte auch auf die Namen der bedienenden Personen verzichten.
Enthält der Kassenbon nur die in § 6 Kassensicherungsverordnung vorgeschriebenen Angaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers – der Apotheke,
- Datum der Belegausstellung,
- Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- Transaktionsnummer,
- Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls,
sprich Arzneimittel, Preis, Datum und Uhrzeit sowie den Namen und die Anschrift der Apotheke, liegen keine schutzbedürftigen personenbezogenen Daten vor und es werden keine besonderen Anforderungen an die Entsorgung gestellt.
Einige Kassensysteme bieten die Möglichkeit, auszuwählen, ob bei Kunden mit Kundenkarte personenbezogene Daten auf den Bon gedruckt werden sollen.
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