Gehaltsnachweis: Kein Anspruch auf Papierform
Mit der Zahlung des monatlichen Gehalts müssen Chef:innen Angestellten auch eine entsprechende Abrechnung zur Verfügung stellen, um nachzuweisen, wie sich die Zahlung zusammensetzt. Doch muss der Gehaltsnachweis in Papierform ausgehändigt werden? Nein, sagt das Bundesarbeitsgericht (BAG). Außerdem haben Arbeitnehmende eine Holschuld.
Seit Kurzem steht fest: Nach der bereits im Sommer erfolgten Tariferhöhung im Tarifgebiet des Arbeitsgeberverbands Deutscher Apotheken bekommen auch PTA und andere Apothekenangestellte in Nordrhein seit Jahresbeginn mehr Geld. Wie genau das jeweilige Nettogehalt zustande kommt, welche Abzüge dabei eine Rolle spielen und noch mehr verrät ein Blick auf den Entgeltnachweis. Chef:innen sind zwar verpflichtet, diesen anzufertigen, müssen ihn aber nicht aushändigen – zumindest nicht physisch. Denn ein Anspruch auf den Gehaltsnachweis auf Papier besteht nicht, wie das BAG entschieden hat.
Gehaltsnachweis auf Papier Pflicht?
Generell gilt: Gemäß § 108 Gewerbeordnung ist Arbeitnehmenden „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Diese muss Aufschluss über Folgendes geben:
- den Zeitraum der Abrechnung
- die genaue Zusammensetzung des Gehaltes – sprich welche Zulagen, Zu- oder Abschläge, Abgaben und sonstigen Vergütungen sowie eventuell Vorschüsse in welcher Höhe erfolgt sind
- wie aus dem jeweiligen im Arbeitsvertrag festgelegten Brutto- das tatsächlich gezahlte Nettogehalt geworden ist
Ein Gehaltsnachweis ist laut § 18 Bundesrahmantarifvertrag auch für Apothekenangestellte Pflicht und kann im Falle einer Nichtausstellung bei dem/der Chef:in eingefordert werden. Allerdings nicht zwingend in Papierform – eine digitale Version genügt laut dem BAG.
Dort wurde die Klage einer Angestellten der Supermarktkette Edeka verhandelt, deren Arbeitgeber ihr die Lohnabrechnung ausschließlich digital über das firmeneigene Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt hatte. Die Beschäftigte kritisierte jedoch, dass sie dem nie zugestimmt habe und verlangte eine analoge Aushändigung des Dokuments – zu Unrecht.
Gehaltsnachweis: Arbeitnehmende haben Holschuld und kein Mitspracherecht
Laut den Richter:innen besteht kein Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung auf Papier, wie es in einer Pressemitteilung heißt. Demnach könne der/die Arbeitgeber:in die in § 108 Gewerbeordnung festgeschriebene Pflicht auch dadurch erfüllen, dass die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird. „Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sog. Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genügt, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt.“
Allerdings müssen Chef:innen berücksichtigen, wenn Angestellte privat nicht über die nötigen Zugriffsmöglichkeiten verfügen und ihnen entsprechend die Option bieten, im Betrieb Einblick in die Dokumente zu nehmen und diese bei Bedarf auszudrucken.
Übrigens: Hat sich im Vergleich zum vorherigen Abrechnungszeitraum – sprich dem Vormonat – nichts geändert, kann laut Gewerbeordnung auf die Bereitstellung des Gehaltsnachweises – ob digital oder auf Papier – verzichtet werden.
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