E-Mail an den/die Chef:in: Gesendet ist nicht zugestellt
Möchten Angestellte ihre private Handynummer nicht preisgeben, um mit dem Team und/oder der Apothekenleitung eine schnelle Abstimmung zu ermöglichen, kommt für die Kommunikation unter anderem die E-Mail ins Spiel. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten, wenn Fristen eingehalten werden müssen. Denn: Gesendet bedeutet nicht zugestellt.
Der Bundesrat hat dem von der Ampel-Koalition eingebrachten Bürokratieentlastungsgesetz IV zugestimmt. Damit sollen künftig auch Erleichterungen im Schriftverkehr in Kraft treten. Genau können unter anderem Arbeitsverträge ab dem kommenden Jahr digital geschlossen werden. „Künftig sollen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch per E-Mail über die wesentlichen Bedingungen der Arbeitsverträge informieren können. ,Digitale Dienste statt analoge Altlasten‘, ist die Botschaft“, heißt es von der Bundesregierung.
Achtung: Für die Kündigung gilt weiterhin die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, und zwar auf Papier.
Doch auch abseits davon spielt die E-Mail im Berufsalltag eine entscheidende Rolle, und zwar auch für viele PTA – beispielsweise, um mit dem/der Chef:in oder auch Kund:innen aus der Apotheke zu kommunizieren. Müssen dabei bestimmte Fristen beachtet werden, braucht es im Zweifel einen Nachweis über deren Einhaltung. Denn fest steht: Gesendet bedeutet nicht automatisch zugestellt und gelesen. Das zeigt ein Urteil des Oberlandesgerichtes Hamm.
E-Mails an den/die Chef:in nur mit Lesebestätigung?
Dabei pochte der Kläger auf den fristgerechten Versand einer E-Mail, der auch mittels Screenshot belegt werden konnte. Doch das genügte laut dem Gericht nicht. „Bei der Versendung von E-Mails wird zwar ein Anscheinsbeweis befürwortet. Jedoch genügt es nicht, wenn der Absender lediglich die Absendung der E-Mail beweisen kann, da der betreffende Auszug keinen Beweiswert in Bezug auf den Zugang hat“, heißt es im Urteil. Der Grund: Mitunter könnten technische Probleme dazu führen, dass E-Mails nicht oder nicht fristgerecht bei dem/der Empfänger:in ankommen, obwohl sie bei dem/der Absender:in als gesendet angezeigt werden. Laut dem Bundesgerichtshof gilt eine E-Mail zudem erst als zugegangen, wenn sie auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung gestellt wird. Kommt es also darauf an, nachzuweisen, sich um eine fristgerechte Mitteilung bemüht zu haben, braucht es mehr als einen Blick in den „Gesendet“-Ordner. In den Augen der Richter:innen ist dafür die Vorlage einer Eingangs- und Lesebestätigung ausreichend.
Das bedeutet: Wer eine wichtige Mitteilung macht, die fristgerecht bei dem/der Empfänger:in eingehen muss, beispielsweise der Wunsch nach einem Wechsel auf Teilzeit, der spätestens drei Monate vor Beginn in Textform bei dem/der Arbeitergeber:in geltend gemacht werden oder eine Krankmeldung, die den/die Chef:in unverzüglich erreichen musss, sollte diese mit Lesebestätigung versenden.
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