Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Dokumente in der Apotheke bleiben?
Für Apothekenangestellte gehört neben der Beratung im HV sowie der Rezepturherstellung auch die Erfüllung der Dokumentationspflicht zu den täglichen Aufgaben, und zwar nicht nur für Arzneimittel. Entscheidend ist dabei auch, die entsprechenden Unterlagen lange genug aufzubewahren. Aber welche Aufbewahrungsfrist gilt wofür?
In der Apotheke stapeln sich oftmals die Ordner mit wichtigen Dokumenten. Doch der Platz im Büro ist begrenzt und daher ist irgendwann Ausmisten angesagt. Aber was kann wann entsorgt werden? Wir liefern dir einen Überblick zu einigen wichtigen Aufbewahrungspflichten, die du in der Apotheke im Blick haben solltest.
Fünf Jahre Aufbewahrungsfrist:
Eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist gilt unter anderem für verschiedene Protokolle, die PTA und andere Apothekenangestellte anfertigen müssen. Dazu zählen laut § 22 Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO):
- die Prüfung von Fertigarzneimitteln und apothekenpflichtigen Medizinprodukten
- Rezeptur- und Defekturprotokolle
- die Prüfung von Ausgangsstoffen
- die Dokumentation zur Eigenherstellung von Medizinprodukten und Sonderanfertigungen gemäß § 7 Medizinprodukte-Verordnung
Alle Aufzeichnungen dazu müssen vollständig sein und mindestens bis ein Jahr nach Überschreiten des Verfallsdatums, aber nicht kürzer als fünf Jahre in der Apotheke aufbewahrt und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorgelegt werden. Dasselbe gilt für Arzneimittelrückrufe, Chargenüberprüfungen und Meldungen an die Arzneimittelkommission der Deutschen Apotheker.
Für die Dokumentation rund um Gefahrstoffe gemäß Chemikalien-Verbotsverordnung, deren Erwerb, Abgabe und Empfänger:innen im sogenannten Giftbuch festzuhalten sind, gilt ebenfalls eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist ab dem Zeitpunkt der letzten Eintragung. Und auch ein Medizinproduktebuch ist für Medizinprodukte gemäß der Anlagen 1 und 2 der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) für Apotheken Pflicht und muss ebenfalls bis zu fünf Jahre nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes aufbewahrt werden. Zu dokumentieren sind laut § 12 die Funktionsprüfung, eventuelle Funktionsstörungen, sicherheitstechnische Kontrollen und Co.
Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist:
Werden Kosmetika gemäß EU-Verordnung Nr. 1223/2009 hergestellt und in Verkehr gebracht, muss dafür eine Produktinformationsdatei mit einer Beschreibung des kosmetischen Mittels, der Herstellungsmethode und Co. angelegt werden. Diese ist für mindestens zehn Jahre, nachdem die letzte Charge in Verkehr gebracht wurde aufzubewahren. Andernfalls handelt es sich laut § 9 Kosmetik-Verordnung um eine Ordnungswidrigkeit.
Für den Umgang mit steuerfreiem Alkohol ist zudem ein Alkoholverwendungsbuch anzulegen und ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, wie es in §§ 10, 35 und 60 Alkoholsteuerverordnung geregelt ist.
Bei Unterlagen aus dem Bereich der Buchhaltung, beispielsweise Jahresabschlüsse, Inventarlisten und Co. gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Auch EC-Belege von Kund:innen, die mit Karte bezahlt haben, müssen über diesen Zeitraum in der Apotheke verbleiben, und zwar in stets leserlicher Form.
Achtung: Lohnkonten und -belege müssen nur sechs Jahre aufbewahrt werden.
40 Jahre Aufbewahrungsfrist:
Die Apotheke hat außerdem ein Verzeichnis der Beschäftigten zu führen, die mit krebserregenden, erbgut- oder fruchtschädigenden Gefahrstoffen arbeiten. Dieses muss stets aktuell gehalten und bis 40 Jahre nach der letzten Exposition aufbewahrt werden. Verlässt der/die Mitarbeiter:in vorher die Apotheke, sind ihm/ihr die entsprechenden Daten auszuhändigen.
Übrigens: Die entsprechende Aufbewahrungspflicht gilt auch, wenn die Apotheke insolvent geht, verkauft oder geschlossen wird.
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